Про тренерку:
- Працювала у USABILITYLAB, Ista.space, 24Print
- Займається впровадженням підходу продуктового дизайну в командах, проєктуванням інтерфейсів, дослідженнями
Кому підійде:
- Дизайнерам
- Дослідникам
- Менеджерам
- Загалом усім, хто задіяний у створенні продукту
Що будемо робити:
- Навчимося будувати діалог із замовником та командою
- Сформуємо очікування про фінальний результат проєкту
- Поставимо метрики та домовимося про механізми співпраці
- Створимо артефакт для початку роботи над проєктом
Розклад:
Інтерв’ю зі стейкхолдерами — зустріч команди із внутрішнім чи зовнішнім замовником, яка відбувається до початку роботи над сайтом, додатком, окремою фічею чи проєктом.
Якщо ви не розумієте, з чого починати, як підійти до організації та виконання замовлення, влаштуйте kickoff зустріч. Це універсальний перший крок.
На інтерв’ю ви:
- познайомитесь з командою, якщо ви не були знайомі раніше
- синхронізуєте розуміння, цілі та задачі
- домовитесь, як саме ви будете взаємодіяти разом
Після зустрічі кожен учасник буде чітко розуміти, як саме йому максимально ефективно взаємодіяти з усіма іншими членами команди.
Існує базовий набір питань, які ви маєте розглянути під час інтерв’ю:
- Команда
- Ціль проекту
- Монетизація
- Цільова аудиторія
- Метрики
- Завдання бізнесу, дослідника, дизайнера і розробника
- Формат результату роботи
- Ресурси і обмеження
- Ризики
Користь цього набору питань:
1. У вас сформується певне розуміння проєкту: хто, що, чому, що це за проєкт;
2. Ваш замовник буде чіткіше бачити і розуміти сутність проєкту;
3. Ви зможете поставити запитання бізнесу на рівні бізнесу;
4. Замовник зрозуміє, що ваша ціль — допомогти його компанії досягнути мети, а не просто намалювати гарну картинку;
5. Якщо вам знадобляться певні дослідження, замовник буде краще налаштований вислухати вашу пропозицію і пристати на неї.
А тепер розберемо кожне питання окремо:
1. Команда
- Узгодьте наступні питання:
Хто бере участь у проєкті?
Які основні учасники?
Як ви будете з ними взаємодіяти?
Які аспекти проєкту необхідно узгоджувати і з ким?
Наприклад, ви берете участь у розробці сайту. Хто на проєкті маркетолог, SEO спеціаліст, delivery manager, розробник? Як можна з ними сконтактувати? Які є їхні вимоги до проєкту, які обмеження?
- Ризики (що станеться, якщо цього не узгодити):
У вас може з’явитись замість 1 замовника – 10. Кожен буде вносити свої правки. Вам буде незрозуміло, чиї рекомендації виконувати. Процес може затягнутись.
- Застосування:
1. Ви прописуєте правила взаємодії по проєкту. І таким чином створюєте зону безпеки для себе в майбутньому, якщо раптом виникнуть суперечки щодо виконання;
2. У вас буде перелік контактів усіх учасників проєкту;
3. У вас будуть прописані зони відповідальності для кожного учасника. Ви будете знати, до кого звертатись в кожному конкретному випадку.
2. Мета
- Узгодьте наступні питання:
Що хоче отримати бізнес завдяки проєкту?
- Важливо пам’ятати:
Сайт, додаток або фіча не можуть бути метою проекту. Вони є лише інструментом для досягнення певних цілей.
- Зазвичай бізнес переслідує одну або декілька цілей:
Збільшення прибутків;
Оптимізація процесів;
Скорочення витрат;
Тестування, дослідження або експеримент (нової фічі, моделі роботи тощо).
- Ризики (що станеться, якщо цього не узгодити):
Ви витратите час на виконання непотрібних дій;
Проєкт заморозять або взагалі не запустять, тому що зміняться пріоритети, замовник втратить цікавість чи мотивацію цим займатись, або ж зрозуміє, що хоче іншого;
Різним учасникам команди буде складно домовитись, бо вони по-різному будуть бачити ціль.
- Застосування:
Ви розумієте, на чому необхідно фокусуватись в роботі;
Ви зможете говорити з замовниками їхньою мовою, обґрунтувати свої рішення потребами бізнесу;
Ви валідуєте свою задачу і розумієте, чи пов’язана вона з досягненням мети бізнесу.
- Важливо:
Інколи на цьому етапі може з’ясуватись, що проєкт чи завдання не відповідає справжнім цілям бізнесу. В цьому разі, варто одразу відмовитись, ніж робити щось марне.
3. Монетизація
- Узгодьте наступні питання:
На чому заробляє бізнес?
Важливо пам’ятати, що інколи продаж продукту не є головним джерелом прибутку для бізнесу. Наприклад, Київстар продає сім-карти, але заробляє на поповненні рахунку користувачами.
- Застосування:
Полегшує комунікацію із замовником;
Допомагає підтримувати правильний фокус роботи.
4. Цільова аудиторія
- Узгодьте наступні питання:
Хто буде використовувати додаток, фічу, сайт — те, що ви створюєте?
- Важливо пам’ятати:
Інколи бізнес може цього не знати. В цьому разі ви можете запропонувати йому провести дослідження і аргументувати його доцільність.
5. Метрики
- Узгодьте наступні питання:
Як ми зрозумієте, що задача/проєкт виконані успішно? Добре працює?
В контексті вашої роботи, в якому випадку замовник буде задоволений результатом?
- Застереження:
Інколи бізнес некоректно розуміє або взагалі не розуміє слово метрики(!). Тому варто бути обережними з цим терміном, інакше ризикуєте отримати некоректні відповіді.
- Застосування:
Клієнт розумітиме, що для вас важливо отримати гарний результат роботи;
Чітко сформульовані очікування вбережуть вас від конфліктів і непорозумінь по завершенню проєкту.
- Важливо пам’ятати:
Інколи бачення результату клієнтом буде відрізнятись від ваших планів і очікувань. Власне кікоф необхідний для того, щоб узгодити ваші бачення, синхронізувати їх.
6. Завдання бізнесу
- Узгодьте наступні питання:
Що буде робити бізнес для реалізації цілей проєкту, для втілення ідеї в життя?
- Застосування:
Дає можливість зрозуміти, наскільки важливим для бізнесу є ваш проєкт.
Розуміючи особливості виходу на ринок продукту або запуску проєкту, ви зможете створити більш ефективне і безпечне рішення для старту.
Може статись так, що у замовника немає плану з використання вашого проєкту в реальному житті. Це з великою ймовірністю (але не завжди), означатиме, що скоріш за все кінцевий результат вашої роботи ніколи не буде реалізований. Сайт чи застосунок не запустять, нова фіча так і залишиться на макеті. Зрозумівши це, ви можете для себе вирішити, чи хочете працювати з цим замовником.
7. Завдання дослідника
- Узгодьте наступні питання:
Що нам варто з’ясувати, щоб досягти результату, реалізувати проєкт максимально ефективно?
Чи є у замовника певні сумніви, питання, прогалини в знаннях, які треба заповнити?
Наприклад, бізнес може розуміти, хто їх ЦА, але не знати, як покупці приймають рішення про покупку і чому обирають той чи інший продукт.
- Застереження:
Варто бути обачними з терміном “дослідження” (та його варіації, напр. “досліджувати”). В реаліях українського бізнесу він має дуже негативні конотації. В певний період в минулому, підприємці вклали значну кількість грошей в маркетингові дослідження. Однак багато хто не отримав результати, які можна було б застосувати на практиці.
- Застосування:
Формує розуміння необхідності дослідження у клієнта.
8. Завдання дизайнера
- Узгодьте наступні питання:
Яку задачу замовник хоче, щоб ви виконали?
Чи допоможе виконання цієї задачі досягненню мети?
- Важливо пам’ятати:
В процесі діалогу може з’ясуватись, що замовник хоче отримати дещо інше, ніж було означено на початку. Тому часто трапляється так, що в процесі можливе переформулювання задачі, що є абсолютно нормальною практикою.
Наприклад, бізнес хоче, щоб ви спроєктували інтерфейс або провели інтерв’ю.
- Застосування:
Замовник починає краще розуміти, що він хоче від вас, і що він це отримає;
Ви розумієте, що конкретно хоче отримати від вас замовник;
Ви можете визначити обсяги роботи і необхідних для її виконання ресурсів.
9. Формат результату роботи
- Узгодьте наступні питання:
В якому форматі замовник отримає від вас результаті?
- Наприклад:
Поговоримо про формат кікофу:
В першу чергу, kickoff meeting – це зустріч. Не листування, не чат.
Це може бути відеоконференція. Однак, усі камери повинні бути обов’язково увімкнені. Вам необхідно бачити, що усі залучені в процес. Тому домовтеся про це заздалегідь.
Тривалість і обсяг питань
Не більше, ніж годину, інакше учасники втомляться і втратять концентрацію. Варто пам’ятати також, що подібні зустрічі можуть бути емоційно виснажливі. Стейкхолдери можуть не знати відповіді на певні питання. Йому буде психологічно некомфортно через це.
Краще поставити всі питання з попереднього розділу, пройтись по ним поверхово, аніж поставити забагато спеціальних питань і “перетиснути” замовника.
Загалом, якщо ваш кікоф відбувається довше 1 години, найчастіше це значить, що ви відволікалися на другорядні деталі та працювали неефективно. Однак в деяких випадках, це може означати, що у вас дуже велика команда і складний проєкт. В такому разі доречно призначити ще одну зустріч, наприклад, наступного дня.
Стейкхолдери
На цій зустрічі повинні бути присутні:
- Представник бізнесу, який поставить вам задачу;
- Менеджер, який буде керувати процесом;
- Спеціалісти з різних відділів, залучених в проєкті;
- Людина, яка буде її фасилітувати фіксувати всі домовленості в документ.
Фасилітатором може бути будь-хто з учасників проєкту, менеджер, дизайнер, бізнес-аналітик.
Якщо учасників робочої групи занадто багато, ви можете покликати по одному з кожного відділу — хтось з розробки, з дизайну, маркетингу та з інших відділів, що вам потрібні.
Якщо в зустрічі будуть брати участь всі, окрім замовника, який ставить задачу та приймає роботу, може статись так, що результат не влаштовує і багато аспектів не було враховано. Потім доведеться перероблювати (якщо це внутрішній замовник) або прощатись з клієнтом (якщо ви працюєте на аутсорс).
В будь-якому випадку, ваша робота і результат будуть не ефективні. Відносини зі стейкхолдером зіпсуються. А довіра до вас, як до спеціаліста, підірвана.
Як проводити зустріч
- Будьте сміливі, говоріть впевнено, це допоможе всім учасникам налаштуватись на роботу і бути зібраними;
- Краще здаватися не обізнаним та нудним на kickoff, ніж створювати не робочі рішення;
- Допомагайте один одному в процесі;
- Один запитує — інший фіксує відповіді;
- Один розгубився — інший допомагає;
- Заохочуйте всіх учасників зустрічі до роботи в Miro;
- Попросіть їх записати, наприклад, те, за що кожен відповідальний і з якими питаннями можна до нього звертатись.
Початок розмови
— Вітаю, мене звуть “Олександр”, зі мною в команді “Ліза” та “Віталій”.
— Наша задача на сьогодні разом навчитись проводити kickoff.
— Перед тим, як ми почнемо — давайте познайомимось.
— Давайте по черзі скажемо, як вас звати та які ролі в команді ви займаєте і потім я розкажу, що сьогодні буде відбуватись.
— Відповіді учасників команди.
— Раді з вами познайомитись.— І так, у нас є 2 години, за цей час ми повинні розглянути задачу з різних сторін. Наприклад, хто буде залучений до її виконання, якої цілі ми хочемо досягти, в якому випадку будемо вважати, що впорались добре і т.д.
— Давайте перейдемо в Miro та почнемо роботу.Документ
Усі домовленості необхідно зафіксувати в одному документі. Це дуже важливий момент, бо ви будете спиратися на нього протягом всієї роботи по проєкту. По завершенню кікоф зустрічі потрібно розіслати його кожному учаснику і отримати підтвердження, що все вірно.
Часто цей документ доробляється і змінюється після зустрічі. Це стається, тому що плани стейкхолдера змінились або ж виявляється, що на зустрічі ви не зрозуміли одне одного. Це чудово! Не варто боятись цих доопрацювань. Набагато гірше дізнатись про непорозуміння із замовником в середині чи наприкінці проєкту.
Важливо пам’ятати: зафіксовані в документі домовленості можна буде змінювати потім з потреби, однак, у вас буде підстава змінити термін виконання і ціну. Ви домовлялись про один вид робіт, а тепер потрібен зовсім інший.
Макет;
Записи юзер-тестів, які показують, що рішення ефективно працює за визначеними метриками;
Результати інтерв’ю, якщо це research-прокет.
- Ризики:
Замовник не зможе використати результат вашої роботи;
Вам доведеться перероблювати;
Ви втратите замовника, час, гроші.
В моїй практиці було два замовники, які по отриманню макетів у Figma, говорили, що їх розробники працюють лише з файлами Photoshop. Обидва проєкти були дуже об’ємними. В першому випадку нам довелось перемальовувати. В другому – вчити розробників працювати з фігмою.
10. Ресурси та обмеження
Ресурси – це будь-які матеріальні та нематеріальні об’єкти, а також індивіди, які можна застосувати для роботи по проєкту.
Наприклад – напрацювання попередників, результати досліджень, технології, експерти, яких можна залучити, дизайн-схема, контент, доступ до юзерів.
- Обмеження:
Будь-які обставини, які безпосередньо впливають на роботу проєкту, встановлюють певні рамки та вимоги, унеможливлюють певні роботи.
Наприклад: час, законодавство, доступність стейкхолдерів, експертів, юзерів.
- Узгодьте наступні питання:
Які є ресурси для виконання проекту?
Які є вимоги учасників до проекту?
Які є обмеження?
Наприклад, гарячий сезон для бізнесу починається в травні, тому сайт потрібно запустити не пізніше березня. Або ж замовник може сайт проєктувати лише на Tilda.
- Застосування:
Ви зрозумієте, чи зможете працювати в цих обмеженнях;
Ви можете сформулювати план роботи та її обсяги.
11. Ризики
- Узгодьте наступні питання:
Чому може не вийти?
Що може піти не так?
Що можна зробити, щоб уникнути цього?
Як можна компенсувати?
Наприклад, замовник хоче круту анімацію в продукті, але це неможливо реалізувати на певній платформі. Або ж сезон відпусток може зірвати плани із затвердження макетів. Або замовник не впевнений у відповіді ринку.
- Застосування:
Ви зможете сформулювати план Б на випадок, коли щось пішло не так.
Поговоримо про формат інтерв’ю:
В першу чергу, kickoff meeting – це зустріч. Не листування, не чат.
Це може бути відеоконференція. Однак, усі камери повинні бути обов’язково увімкнені. Вам необхідно бачити, що усі включені в процес. Тому домовтеся про це заздалегідь.
Тривалість і обсяг питань
Не більше ніж годину, інакше, учасники втомляться і втратять концентрацію. Варто пам’ятати також, що подібні зустрічі можуть бути емоційно виснажливі. Стейкхолдери можуть не знати відповіді на певні питання. Йому буде психологічно некомфортно через це.
Краще поставити всі питання з попереднього розділу, пройтись по нім поверхово, аніж задати забагато спеціальних питань і “перетиснути” замовника.
Загалом, якщо ваш кікоф відбувається довше 1 години, найчастіше це значить, що ви відволікалися на другорядні деталі та працювали неефективно. Однак в деяких випадках, це може означати, що у вас дуже велика команда і складний проект. В такому разі доречно призначити ще одну зустріч, наприклад наступного дня.
Стейкхолдери
На цій зустрічі повинні бути присутні:
- Представник бізнесу, який поставить вам задачу;
- Менеджер, який буде керувати процесом;
- Спеціалісти з різних відділів, залучених в проекті;
- Людина, яка буде її фасилітувати фіксувати всі домовленості в документ.
Фасилітатором може бути будь-хто з учасників проекту, менеджер, дизайнер, бізнес-аналітик.
Якщо учасників робочої групи занадто багато, ви можете покликати по одному з кожного відділу — хтось з розробки, з дизайну, маркетингу та з інших відділів, що вам потрібні.
Якщо в зустрічі будуть брати участь всі, окрім замовника, який ставить задачу та приймає роботу, може статись так, що результат не влаштовує і багато аспектів не було враховано. Потім доведеться перероблювати (якщо це внутрішній замовник) або прощатись з клієнтом (якщо ви працюєте на аутсорс).
В будь-якому випадку, ваша робота і результат будуть не ефективні. Відносини зі стейкхолдером зіпсуються. А довіра до вас, як до спеціаліста, підірвана.
Як проводити зустріч
- Будьте сміливі, говоріть впевнено, це допоможе всім учасникам налаштуватись на роботу і бути зібраними;
- Краще здаватися не обізнаним та нудним на kickoff, ніж створювати не робочі рішення;
- Допомагайте один одному в процесі;
- Один запитує — інший фіксує відповіді;
- Один розгубився — інший допомагає;
- Заохочуйте всіх учасників зустрічі до роботи в Miro;
- Попросіть їх записати, наприклад, те за що кожен відповідальний і з якими питаннями можна до нього звертатись.
Початок розмови
— Вітаю, мене звуть “Олександр”, зі мною в команді “Ліза” та “Віталій”.
— Наша задача на сьогодні разом навчитись проводити kickoff.
— Перед тим як ми почнемо — давайте познайомимось.
— Давайте по черзі скажемо як вас звати та які ролі в команді ви займаєте і потім я розкажу, що сьогодні буде відбуватись.
— Відповіді учасників команди.
— Раді з вами познайомитись.
— І так, у нас є 2 години, за цей час ми повинні розглянути задачу з різних сторін. Наприклад, хто буде залучений до її виконання, якої цілі ми хочемо досягти, в якому випадку будемо вважати, що впорались добре і т.д.
— Давайте перейдемо в Miro та почнемо роботу.
Документ
Усі домовленості необхідно зафіксувати в одному документі. Це дуже важливий момент, бо ви будете спиратися на нього протягом всієї роботи по проекту. По завершенню кікоф зустрічі потрібно розіслати його кожному учаснику і отримати підтвердження, що все вірно.
Часто, цей документ доробляється і змінюється після зустрічі. Це стається, тому що плани стейкхолдера змінились або ж виявляється, що на зустрічі ви не зрозуміли одне одного. Це чудово! Не варто боятись цих доопрацювань. Набагато гірше дізнатись про непорозуміння з замовником в середині чи наприкінці проекту.
Важливо пам’ятати: зафіксовані в документі домовленості можна буде змінювати потім з потреби, однак, у вас буде підстава змінити строки виконання і ціну. Ви домовлялись про один вид робіт, а тепер потрібен зовсім інший.
Результат
Щоб перевірити, чи кікоф пройшов ефективно і досягнуто коректного результату, існує перевірочна розповідь:
Наша ціль: _______________________.
Для її досягнення ми створимо рішення: _________________.
Яким будуть користуватися _____________.
І платити нам за _______________.
Наша мета буде досягнута, коли ____________________.
Для її досягнення учасник (наприклад, розробник) зробить ________.
Учасник 2 (наприклад, дизайнер) зробить ___________ і ________.
У нас може не вийти, якщо ____________________.
Але в такому випадку ми зробимо ________.
Її слід проговорити в кінці зустрічі вголос, підставляючи в пропуски необхідні зібрані дані. Під час проговорення ніхто не має перебивати спікера. Лише коли історія проговорена повністю ви можете перейти до обговорення.
Якщо історія для вас всіх (команди) звучить реалістично — ви можете переходити до наступного етапу — наприклад, планування роботи. Якщо є питання і хтось з якихось причин має сумніви що все вийде — варто проговорити це ще раз, доки всі не повірять в ваш проєкт/ініціативу/фічу.
Цінність інтерв’ю:
- Вся команда однаково розуміє, яке завдання ви вирішуєте і заради чого все це відбувається.
- Очікування і реальність ваші і замовника проєкту в кінці зійдуться, тобто не буде такого, що замовник в кінці скаже “а я ж інше хотів”.
- Всі учасники команди розуміють, як саме вони мають взаємодіяти один з одним, а також які внутрішні дедлайни, ресурси і обмеження у них є.
Користь від вирішеної задачі має перевищувати витрачені зусилля
Саме інтерв’ю мінімізує кількість метушні та зайвих дій і допомагає побудувати максимально оптимальний шлях для розв’язання будь-якої задачі.